CRM для басейну: сеанси, абонементи, турнікет і групи
Басейн ведуть як спортзал доти, доки не впираються в три речі, яких у залі немає: сеанс має початок і кінець, у воді є місткість, а половина клієнтів — діти в групах за розкладом. Облік, який не знає про сеанси й місткість, у басейні працює рівно до першої суботи, коли на доріжці виявляється двадцять людей замість дванадцяти.
Нижче — як це влаштовано в N-Sport, і лише те, що є в системі сьогодні. Про те, чого немає, — окремий розділ наприкінці, щоб не було сюрпризів після знайомства.
Абонемент на басейн — це сеанси, а не дні
У залі абонемент здебільшого «безліміт на місяць». У басейні продають інакше: 8 сеансів, 12 сеансів, ранкове плавання до 10:00, «вихідні», дитяча група двічі на тиждень. Тариф у системі — це набір правил, які вона застосовує сама, без адміністратора з калькулятором:
- N відвідувань — лічильник списується при вході, а не при купівлі;
- вікно часу і дні тижня — ранковий абонемент не відчинить турнікет о 19:00, «вихідний» — у вівторок;
- строк дії — спливлий абонемент не пройде, скільки б сеансів на ньому не лишилось;
- заморозка — на відпустку чи хворобу, у межах ліміту тарифу;
- секція — на яку зону клубу діє: басейн, зал або обидва.
Умови фіксуються в мить продажу. Якщо з жовтня ви підняли ціну або звузили ранкове вікно, вже продані абонементи працюють за старими умовами — система зберігає знімок тарифу на кожен проданий абонемент. Це знімає найнеприємнішу розмову біля стійки: «а мені обіцяли до одинадцятої».
Один клієнт може мати кілька чинних абонементів одночасно — зал і басейн. На вході система сама обирає той, що підходить під цю точку проходу і цей час. Докладніше про моделі абонементів — на сторінці облік абонементів.
Сеанси, групи й доріжки: розклад із місткістю
Сеанс у N-Sport — це заняття в розкладі з місткістю. Ви задаєте назву, зону (басейн), тренера, кількість місць і режим відвідування — і режим обирається для кожного заняття окремо, бо вільне плавання і дитяча група живуть за різними правилами:
- запис обовʼязковий — з місткістю і списком: на сеанс о 19:00 записуються, і тринадцятий на місткості дванадцять отримує відмову;
- вільне відвідування — приходь і плавай, факт фіксується при проході.
Дитячі групи навчання плаванню — це саме перший режим: тренер, місткість вісім, слоти в сітці тижня. Клік по заняттю — і видно, хто записаний і хто прийшов. Разове заняття, відкрите тренування чи майстер-клас, додається прямо в клітинку тижня, не чіпаючи шаблон.
Посадити понад місткість можна — але це окрема дія з причиною, і вона лишається в журналі. Правило не заважає тренеру, який бачить, що у воді вільно; воно заважає «якось само» набратись двадцяти людей на доріжку.
Про доріжки чесно: окремої сутності «доріжка» в системі немає. Доріжка, на яку продають обмежену кількість місць, описується заняттям із місткістю — «Доріжка 3, 07:00, шість місць». Якщо ж ви здаєте доріжки в оренду командам як окремий ресурс із власним календарем — це не наш сценарій, про це в розділі про те, чого немає.
Турнікет: картка, браслет або QR
Прохід у басейн влаштований так само, як у зал, і йде одним шляхом у системі, який би канал не був:
- RFID-картка або браслет — система бачить ідентифікатор, а не форму носія, тож браслет, з яким зручно у воді, для неї нічим не відрізняється від картки;
- QR телефоном — клієнт сканує наліпку на точці проходу, підтверджує в кабінеті, і сервер дає команду відчинити;
- вручну — адміністратор пропускає з причиною, і це лишається в журналі під його іменем.
Рішення однакове в усіх трьох випадках: чинний абонемент, залишок сеансів, вікно часу, день тижня, зона. Канал не дає послаблень — інакше «пусти мене вручну» стало б обхідним шляхом повз оплату.
Дві речі, які в басейні важливіші, ніж у залі.
Антипасбек. Повторний вхід протягом 90 хвилин не списує другий сеанс. Людина вийшла до роздягальні, повернулась по забуті окуляри, пройшла ще раз — з пакета на 8 сеансів не зникло два.
Вхід і вихід. Якщо на виході теж прикладають картку, з пари народжується тривалість візиту — чесна відповідь «скільки насправді триває сеанс у нас», зібрана з проходів, а не з розкладу. Басейн, де на виході не прикладають, бачить у цьому місці «немає даних», а не вигадану цифру.
І головне для басейну з ранковими сеансами о шостій: база перепусток лежить на самій платі контролера. Зник інтернет — картки продовжують працювати, а проходи доїжджають у журнал, коли звʼязок повернеться. Як це влаштовано — у статті про турнікет, що працює без інтернету.
Клуб, де басейн — окрема зона
Найчастіша конфігурація — не окремий басейн, а клуб: тренажерний зал, басейн, групові. Тут зʼявляється питання, якого немає в чистому залі: абонемент «тренажерка» не має відчиняти басейн.
У N-Sport зони клубу — це дерево: «Клуб», а всередині — «Тренажерний зал», «Басейн», «Групові». Точку проходу привʼязують до зони, абонемент — до зони, а правило транзиту одне: абонемент відчиняє точку, якщо покриває її зону або зону всередині неї. Абонемент «Басейн» проходить вхід у «Клуб» — інакше людина не дійшла б до води. Абонемент «Тренажерний зал» вхід у «Басейн» не відчинить.
Кілька точок проходу в одному клубі — вхід у клуб і окремий турнікет у басейн — робимо під конкретний обʼєкт: домовляємось про схему, а не продаємо «коробку на весь клуб». Почати можна з однієї точки, і абонементи з картками потім не переписуються.
Скільки людей у воді зараз
Прохідна показує, скільки людей зараз усередині, — рахується з тих самих входів і виходів. Для басейну це не цікава цифра, а робоча: чи є сенс пускати без запису на сеанс, який уже йде.
Ту саму завантаженість можна показати клієнтам: публічна сторінка, яку відкривають із телефона, щоб вирішити, іти о сьомій чи о девʼятій. Назовні йдуть лише діапазони («10–15») і крива по годинах, ніколи точні числа — точний лічильник за публічною адресою був би звітом про вашу відвідуваність для будь-кого, хто опитує сторінку раз на хвилину.
Каса: разові сеанси, шапочки й дитячі групи
Разовий сеанс продається як абонемент на одне відвідування — і проходить через ту саму касу, що й усе інше: готівка, термінал і рахунок окремими рахунками, фіскальний чек через Checkbox там, де він потрібен. Шапочки, окуляри, спортивне харчування на ресепшені — це склад із залишками й собівартістю, а не «запиши в зошит».
Оплата з телефона біля стійки — по QR без POS-термінала: клієнт сканує, платить, чек стає в чергу сам.
Тренери: за сеанс, за дитину, за відсоток
Зарплата в басейні рідко буває однією формулою: тренер дитячої групи отримує за проведене заняття, інструктор персонального плавання — відсоток, черговий на воді — зміну. У N-Sport це конструктор правил: на співробітника комбінуються правила — фікс за проведене заняття, за людину в групі, відсоток персоналок, відсоток продажів, зміна, оклад. Фактом для нарахування стає проведене заняття — та сама кнопка в розкладі, яка закриває сеанс.
Кабінет клієнта
Батьки дітей із груп — найактивніші користувачі кабінету: подивитись, скільки занять лишилось, записати дитину на сеанс, продовжити абонемент онлайн, не дзвонячи на ресепшен. Вхід — за кодом на телефон, без пароля. Правила в кабінеті ті самі, що на стійці: записатись понад місткість чи пройти повз відмову з телефона не можна. Докладніше — кабінет клієнта.
Чого в системі немає
Щоб не було сюрпризів після знайомства:
- оренди доріжок як окремого ресурсу з власним календарем для команд і клубів — доріжку описують заняттям із місткістю, а не бронюють як кімнату;
- обліку медичних довідок — термін довідки система не зберігає і при проході не перевіряє;
- шафок і ключів — видача ключа від шафки не привʼязана до проходу;
- сімейного абонемента як однієї сутності на кількох людей — кожен член сімʼї є окремим клієнтом зі своїм абонементом.
Якщо щось із цього для вас критичне — напишіть, розберемо на вашому сценарії, а не на загальних словах.
З чого почати
Заведіть зону «Басейн», дитячі групи — як заняття в розкладі з місткістю, тарифи — так, як вони справді продаються: 8 сеансів, ранкове вікно, дитяча група. Далі — картки або браслети клієнтам і одна точка проходу. Загальна картина системи — CRM для спортзалу з контролем доступу, а що саме перевіряє турнікет — контроль доступу в спортзалі.
